مشاوره و پیاده سازی 5S
فایو اس (5S) نگرش و رویكردي نظام مندبه سازماندهي محيط کار، حفظ قواعد، هنجارها و نگهداري اصول لازم براي انجام درست کارها ميباشد. رویكرد(5S) باسازماندهي محيط کار و بابكارگيري روشهاي ساده سازي عمليات درجهت انجام کارها بنحوي آسانتر، سریعتر، ارزانتر، ایمنتر و موثرتر اقدام مينماید.
اجرای 5S برای تحقق هدفهای متعددی اجرامیشود. برخی ازمهمترین هدفها عبارتند از ارتقاء سطح ایمنی و بهداشت و بهره وری ، صرفه جویی درهزینه، کیفیت و پیشگیری ازخرابیها می باشد.
درمحیط هایی که بااجرای نظام آراستگی مدیریت میشوند، اشیا زاید و غیر ضروری وجود ندارد و اقلام موجود بانظمی خاص مرتب میشوند و این امر تاحد زیادی موجب صرفه جویی و ایمنی محیط خواهد شد. اجرای منظم مراحل نظام آراستگی، محیطی پاکیزه و بهداشتی رافراهم می آورد و ازهمه مهمتر تلاش برای ایجاد عادتهای صحیح درکارکنان مهمترین عامل درتحقق محیطهای آراسته میباشد خواهد شد.
شرکت بهبود پژوهان طی سال ها تجربه در موضوع آموزش و مشاوره مدیریت و کنترل پروژه از آمادگی کامل برخوردار که خدمات مربوطه را به انجام رساند.
5S شروع پنج کلمه ژاپنی است که به شرح ذیل می باشد:
1- Seiri درزبان انگلیسی به معنی (SORTING OUT) سامان دهی می باشد.
هدف سوا کردن، مدیریت اولویتها و مبارزه باعلل مسائل و مشکلات هست. دراین مرحله، تشخیص اقلام ضروری ازغیرضروری و دور کردن غیر ضروریها ازمحیط کار و تعمیرات جزیی و برطرف ساختن نواقص صورت میگیرد. اشیاء غیر ضروری لزوماً اشیاء بی فایده و بی مصرفی نیستند امادلیل و ضرورتی برای نگه داشتن آنهادرمحیط وجود ندارد. بنابراین برای هرکدام برحسب فایده ای که دارند، تصمیم گیری میشود. بطور کلی مبارزه باعلل آلودگی ، جلوگیری ازنشتها و تعمیر خرابیها ، ساماندهی انبارها و حذف گرد و غبار ازفعالیتهای اساسی این مرحله اند. اجرای این مرحله بدلیل تأثیر زیادی برروی مراحل بعدی دارد مهم ترین مرحله محسوب میشود. اصل “فقط یکی” که درنظام آراستگی ازآن نام برده میشود بااین مرحله تناسب دارد و بمعنی کم کردن ابزار ها و لوازم درحد ضرورت است.
۲- Seition درزبان انگلیسی به معنی (SYSTEMATIZE) نظم و ترتیب می باشد.
پس ازسواکردن ضروریها ازغیر ضروریها و دورکردن غیر ضروریها ازمحل کار، آنچه باقی میماند باید دروضعیتی سامان یافته و مرتب استقرار یابد. هدف ازاجرای این مرحله «استقرار منظم و مرتب ماشینها و اشیا بطوریست که اشیاء مورد نیاز درزمان مورد نظر و بمقدار مورد نظر دردسترس باشد.» نتیجه اجرای این اصل یعنی ساماندهی محیط کار و ابزارها و لوازم و پوشه ها و… دستیابی سریع آنهاست بنابراین حذف زمان تلف شده برای جستجوی اشیاء هدف مرحله دوم میباشد. برای ساماندهی اشیا لازمست جای مناسبی برای اشیا درنظر گرفته شود. یکی ازطرق مرتب کردن و جای دهی مناسب اشیا نام گذاری آنهاست. نامی برای هر شیء و نامی برای جای نگهداری آنها. نظم و ترتیب دادن تابلوهای اعلانات، پوشه ها، پلاکادرها، تهیه نام اتاقها و تهیه تابلوهای نشان دهنده مسئولیت افراد نظم و ترتیب درون کمدها و میزها و فایل ها، مرتب کردن و چیدمان مرتب اتاقها و انبارها وکارگاهها و دفترها و کتابهای کتابخانه، ذخیره سازی مناسب اطلاعات درون کامپیوترها و…ازجمله فعالیتهایست که دراجرای این مرحله صورت می گیرد.
۳- Seiso درزبان انگلیسی به معنی (SWEEP, SHINING) پاکیزه سازی می باشد.
پس ازآنکه اشیاء غیر ضروری ازمحل کار خارج شدند و اشیاء ضروری درجای خود قرار گرفتند، نوبت پاکیزه کردن و پاکیزه نگهداشتن آنها میرسد. پاکیزه سازی وظیفه ای عمومی هست و هرکس درهر سطحی ازسازمان که قرار داشته باشد پاکیزه سازی جزیی ازوظایف او محسوب میشود. برای پاکیزه سازی، مسئولیتها و وظایف افرادباید روشن شود. نکته ای که نباید ازنظر دور بماند انجام پاکیزه سازی همه جاست نه فقط جاهایی که بیشتر درمعرض دید قرار دارند. حذف آلودگیها و گردوغبار ازمحیط کار بایدبصورت کامل صورت گیرد. پاکیزه سازی نوعی بازبینی نیز محسوب میشود. درهنگام پاکیزه سازی اشکالهای جزیی آشکار میشود، گم شده ها پیدا میشوند و نیازهای تعمیراتی جزیی مشخص میشوند.
۴- Seiketsu درزبان انگلیسی به معنی (STANDARDIZE) استاندارد سازی می باشد.
آیا یکبار سواکردن و مرتب کردن و پاکیزه ساختن کافی است؟ برای داشتن محیطی ایده آل و آراسته بایستی پیوسته و بابرنامه مشخص اقدام کرد. هدف ازاجرای این مرحله، نگهداری همه چیز دروضعیتی سامان یافته، مرتب و پاکیزه حتی درزمینه شخصیست. تدوین ونوشتاری کردن روشها و تهیه بروشورها و دفترچه راهنماها ازجمله کارهای ضروریست. برای داشتن وضعیتی مطلوب استانداردکردن روشها ضرورت دارد. هرسازمانی میتواند استانداردهای خود تعریف کند. برای این کار لازمست چند اقدام صورت گیرد.
۵- Shitsuke درزبان انگلیسی به معنی (SELF-DISCIPLINE) سازمان یافتگی وانضباط کاری می باشد.
سازمان یافتگی و انضباط یعنی، تمرین تاجاییکه افراد بطور طبیعی کارشان رادرست انجام دهند. دراین مفهوم انضباط مساوی باتغییر عادتهای نادرست و ایجاد عادتهای مطلوبست. «سازمان یافتگی و انضباط چیزیست که شما درارتش و پادگان های نظامی میتوانید نمودهای ظاهری آنرا بخوبی ببینید. گاهی دراهمیت این s آنقدر تاکید میشود که میگویند نظام آراستگی باادب و نزاکت آغاز میشود و باآن پایان مییابد. ظواهر و زیباسازی فضا و تمرینهای مختلف درمورد رعایت نظم، زمان و آمادگی درصورت رویارویی باحوادثی چون آتش سوزی و زلزله، تدوین دفترچه راهنماها ازفعالیتهای مهم این مرحله میباشد.
فواید اجرای 5S
- محل کاررا به مكاني سالمتر وايمنتر جهت کار آنان تبديل خواهد کرد و كاركردن درآن محیط راراحت تر ميکند.
- عمر ماشين آلات و تجهيزات طولانيترشده و اثربخشي کارکردشان افزايش مي يابد.
- استفاده ازفضاهاي موجود، بهينه ميگردد.
- مسافتهاي جابجايي و حمل ونقل كاهش مي يابد.
- زمانهاي جستجو و بطوركلي زمانهاي تلف شده، كاهش پيدا ميكند.
- همه افراد بطور قابل ملاحظه وقابل درك نتایج را مشاهده میکنند.
- خطا و اشتباه راکاهش خواهد داد.
- خلاقيت افراد رشد كرده و تفكرات سازماني بهبود مي يابد.
- افراد را بخود انضباطي عادت خواهد داد.
- افراد، بادیدن محيط كار خود افتخار مي كنند و انگيزه ها بهبود مي يابند.
- باعث بهبود شرايط و محيط كارشده و از اين راه،سطح بهره وري را به طور مرتب ارتقاء مي دهد.
شرکت بهبود پژوهان سبز همکاری خود را جهت مشاوره به مراکز ، سازمان ها و شرکت های که در صدد پیاده سازی 5S هستند اعلام می دارد.
